الشكاوى والملاحظات

1. افتح الشكاوى والملاحظات وأضف مدخلاً جديداً.
2. اختر المشروع والنوع: شكوى، أو ملاحظة، أو اقتراح.
3. اختر القناة التي وصل منها: نموذج، أو هاتف، أو بريد إلكتروني، أو ميدان.
4. اكتب الرسالة: ما قاله الشخص فعلاً.
5. راجع حقلي مقدّم الشكوى وتاريخ التقديم.
6. احفظ.

انتبه حقل مقدّم الشكوى يُملأ باسمك تلقائياً. إذا كانت الشكوى مجهولة المصدر، فامسح هذا الحقل قبل الحفظ، وإلا سيظهر اسمك كمقدّم للشكوى.

نصيحة تاريخ التقديم يكون تاريخ اليوم افتراضياً. إذا وصلتك الشكوى في يوم آخر فغيّره، لتعرف مدى سرعة استجابتك.

سجّل الملاحظات والاقتراحات أيضاً، لا الشكاوى فقط، وسجّل حتى ما حُلّ في حينه. السجل الذي فيه شكاوى قليلة جداً قد يعني أن الناس لا يعرفون كيف يصلون إليك.

• مفتوحة: استُلمت ولم يُتخذ قرار بعد.
• قيد المراجعة: هناك من يعمل عليها.
• مغلقة: كُتب الحل، ويُفضَّل إبلاغ صاحبها به.

لا شيء يُغلق تلقائياً ولا شيء ينتهي؛ المدخل المفتوح يبقى مفتوحاً، فراجع أقدم المدخلات المفتوحة بانتظام.

فلتر حسب المشروع والنوع والقناة والحالة. فحوص مفيدة:

• حسب القناة: إذا كان كل شيء تقريباً يصل من قناة واحدة، فقد لا تعمل القنوات الأخرى.
• حسب الحالة، الأقدم أولاً: يكشف ما نُسي.

ملاحظة المدخلات ظاهرة لكل من لديه وصول إلى خدمة المراقبة والرصد. لا تستخدم هذا السجل لتظلمات الموظفين الداخلية.