Importer des enregistrements depuis un tableur vers un formulaire : guide CSV

La plupart des organisations ne partent pas de zéro. Avant le formulaire en ligne, il y avait souvent un tableur : une liste de membres, les inscriptions de l'année dernière ou un registre tenu par un collègue. Tout ressaisir prendrait des jours et risquerait d'introduire des erreurs. La meilleure solution consiste à importer cette liste en tant qu'enregistrements. Ainsi, elle rejoint toutes les données collectées ultérieurement au même endroit, avec les mêmes champs, les mêmes règles et les mêmes outils d'analyse.

Cet article explique comment importer un fichier CSV dans un formulaire Pulseform, les vérifications effectuées lors de l'importation et la marche à suivre pour les lignes qui ne sont pas validées.

Pourquoi le format CSV

Le CSV (valeurs séparées par des virgules) est la forme texte brute d'un tableau. Tous les logiciels de tableur peuvent l'enregistrer : dans Excel, choisissez Enregistrer sous et sélectionnez le format CSV. Il ne contient que les données, sans mise en forme, formules ou feuilles multiples, ce qui le rend sûr pour les échanges entre systèmes. L'outil d'importation de Pulseform accepte les fichiers avec l'extension .csv jusqu'à 10 Mo.

Si vous travaillez en arabe, un point est important à noter. Le format "CSV" d'Excel n'est pas toujours enregistré avec le même encodage : sur une machine Windows en arabe, il s'agit souvent du Windows-1256, tandis que le "Texte Unicode" est un format différent. S'ils sont lus avec le mauvais encodage, les caractères arabes deviennent illisibles sans avertissement. L'outil d'importation de Pulseform est conçu pour reconnaître ces encodages courants et les convertir ; une liste en arabe devrait donc s'afficher correctement. Malgré tout, vérifiez les premiers enregistrements après votre première importation pour vous assurer que le texte s'affiche correctement.

Étape par étape

1. Ouvrez la page des enregistrements du formulaire. Sous Exporter et importer, choisissez Importer des soumissions (CSV).
2. Téléchargez le modèle. Il contient les noms de colonnes exacts pour ce formulaire. C'est l'étape la plus importante : l'outil d'importation fait correspondre vos données aux champs du formulaire grâce à ces noms.
3. Remplissez-le à partir de votre liste. Copiez vos données dans les colonnes du modèle, un enregistrement par ligne, et conservez les noms de colonnes tels quels.
4. Enregistrez le fichier au format CSV et téléchargez-le.

Ce qui est vérifié

Lorsque vous téléchargez le fichier, la boîte de dialogue affiche une case à cocher, Appliquer la validation des données (Recommandé), activée par défaut. Laissez-la cochée. Ainsi, chaque ligne est comparée aux champs de votre formulaire avant d'être enregistrée, et toute ligne ne respectant pas les règles du formulaire est ignorée. Une ligne peut être rejetée pour des raisons que vous connaissez déjà via le formulaire :

• un champ obligatoire est vide,
• un nombre est en dehors de la plage définie,
• une date est en dehors des dates autorisées,
• une réponse ne correspond pas à un pattern, par exemple un numéro de téléphone auquel il manque un chiffre.

Décocher cette case désactive ces vérifications. Cela est utile pour les fichiers très volumineux où la vitesse est primordiale, mais le risque est que des lignes incorrectes soient importées avec les bonnes. Pour une liste classique, laissez la case cochée.

L'importation est également un excellent moyen de détecter les données erronées cachées dans un ancien tableur : les numéros de téléphone à neuf chiffres, les âges de 200 ans, etc.

Le rapport et la correction des lignes échouées

L'importation s'exécute en arrière-plan afin de ne pas bloquer votre écran, et vous recevez une notification une fois terminée. Le résultat vous indique combien d'enregistrements ont été importés, combien de lignes ont été ignorées, et liste les premières erreurs avec leur motif, vous évitant ainsi de les chercher manuellement.

Pour chaque ligne ignorée, le motif vous indique ce qu'il faut corriger : remplir la cellule obligatoire vide, corriger le nombre ou le numéro de téléphone. Ensuite, faites attention à un point précis : importez uniquement les lignes corrigées dans un nouveau fichier. Les lignes qui ont été validées sont déjà enregistrées ; télécharger à nouveau le fichier complet les ajouterait une seconde fois.

Il est conseillé de tester l'importation avec quelques lignes d'abord. Lisez le résultat, corrigez les erreurs éventuelles, puis téléchargez la liste complète.

Avant d'importer

• Nettoyez la liste au préalable. L'homogénéité de l'orthographe est importante : si une colonne de régions contient "Nord", "nord" et "Nord ", cela sera comptabilisé comme trois valeurs distinctes. Choisissez une seule orthographe pour chaque élément.
• Une ligne d'en-tête, aucune ligne vide, et pas de feuilles supplémentaires ou de notes dans le fichier.
• Gardez les noms de colonnes du modèle inchangés. Si vous renommez une colonne, l'outil d'importation ne pourra pas la faire correspondre au champ.
• Vérifiez vos limites. Les enregistrements importés sont comptabilisés dans vos limites, y compris la limite de 100 réponses de l'essai gratuit.

À savoir

• Si le formulaire utilise la participation vérifiée avec enregistrements verrouillés, l'importation est désactivée dès la réception de la première réponse. Importez avant la première réponse ou choisissez une autre méthode.
• Les règles du formulaire servent à vérifier chaque ligne ; configurez-les donc avant d'importer, et non après.

Après l'importation

Les enregistrements importés se trouvent aux côtés de ceux collectés via le lien ou par votre équipe de terrain. Vous pouvez les filtrer, consulter les statistiques et comparer un champ avec un autre dans l'Analyse comparative, exactement comme pour n'importe quel enregistrement. Vous pouvez également exporter l'ensemble combiné à tout moment.

Dans Pulseform

Consultez voir et exporter les enregistrements du formulaire dans le guide pour les étapes d'importation, et créer un formulaire et ses règles de champ pour les règles auxquelles chaque ligne est comparée.