Импорт записей из таблицы в форму: пошаговое руководство по CSV

Большинство организаций не начинают работу с нуля. До появления онлайн-формы обычно уже существует таблица: список участников, регистрации за прошлый год или реестр, который ведет коллега. Повторный ввод всех этих данных вручную занял бы дни и привел бы к ошибкам. Лучший способ — импортировать список как записи. Тогда они объединятся с последующими ответами в одном месте, используя те же поля, те же правила и те же инструменты анализа.

В этой статье рассказывается, как импортировать CSV-файл в форму Pulseform, что именно проверяется при загрузке и что делать со строками, которые не прошли проверку.

Почему именно CSV

CSV (значения, разделенные запятыми) — это текстовый формат таблицы. Его можно сохранить в любой табличной программе: в Excel выберите Сохранить как и укажите формат CSV. В нем хранятся только данные без форматирования, формул или нескольких листов, что делает его безопасным для обмена между системами. Импортер Pulseform принимает файлы с расширением .csv размером до 10 МБ.

Если вы работаете с арабским языком, важно знать следующее. Файлы «CSV» в Excel не всегда сохраняются в одной и той же кодировке: в арабской версии Windows это часто Windows-1256, а «Юникод» — это другой формат. При неправильном чтении арабские символы могут превратиться в нечитаемую «абракадабру» без предупреждения. Импортер Pulseform настроен на распознавание и преобразование этих распространенных кодировок, поэтому арабский список должен отображаться корректно. Тем не менее, после первого импорта откройте несколько записей и убедитесь, что текст читается правильно.

Пошаговое руководство

1. Откройте страницу записей формы. В разделе Экспорт и импорт выберите Импорт ответов (CSV).
2. Скачайте шаблон. В нем указаны правильные названия столбцов для этой формы. Это самый важный шаг: импортер сопоставляет ваши данные с полями формы именно по этим названиям.
3. Заполните шаблон данными из вашего списка. Скопируйте данные в соответствующие столбцы, по одной записи на строку, и не меняйте названия столбцов.
4. Сохраните файл как CSV и загрузите его.

Что проверяется при импорте

При загрузке файла в диалоговом окне по умолчанию включена опция Применить проверку данных (рекомендуется). Оставьте ее включенной. В этом режиме каждая строка проверяется на соответствие правилам формы перед сохранением, и строки, нарушающие эти правила, пропускаются. Строка может не пройти проверку по причинам, которые вам уже знакомы по настройке формы:

• обязательное поле не заполнено,
• число выходит за пределы установленного диапазона,
• дата не соответствует разрешенному периоду,
• ответ не соответствует шаблону, например, в номере телефона не хватает цифр.

Если снять флажок, эти проверки будут пропущены. Это нужно для очень больших файлов, когда важна скорость, но платой за это станет попадание некорректных данных в систему. Для обычных списков оставляйте флажок включенным.

Импорт — это также отличный способ найти ошибки, скрывающиеся в старых таблицах: номера телефонов из девяти цифр или возраст 200 лет.

Отчет и исправление ошибок

Импорт выполняется в фоновом режиме, поэтому большой файл не блокирует ваш экран, а вы получите уведомление о завершении. Результат покажет, сколько записей было импортировано, сколько строк пропущено, и перечислит первые ошибки с указанием причин, чтобы вам не пришлось искать их самостоятельно.

Для каждой пропущенной строки причина подскажет, что нужно исправить: заполнить пустую обязательную ячейку, исправить число или номер телефона. Затем сделайте следующее: импортируйте только исправленные строки в новом файле. Успешно загруженные строки уже сохранены, поэтому повторная загрузка всего файла приведет к их дублированию.

Хорошая привычка — сначала попробовать импортировать несколько строк. Прочитайте результат, исправьте ошибки, если они есть, и только после этого загружайте полный список.

Перед импортом

• Сначала очистите список. Важна единообразная запись: если в столбце с регионами встречаются «Север», «север» и «Север », для системы это будут три разных значения. Выберите один вариант написания для каждого.
• Одна строка заголовков, никаких пустых строк, дополнительных листов или примечаний в файле.
• Не меняйте названия столбцов в шаблоне. Если переименовать столбец, импортер не сможет сопоставить его с полем формы.
• Проверьте лимиты. Импортированные записи учитываются в лимитах так же, как и любые другие, включая ограничение в 100 ответов для бесплатной пробной версии.

Важные замечания

• Если в форме используется подтвержденное участие с заблокированными записями, импорт отключается после получения первого ответа. Выполняйте импорт до получения первого ответа или выберите другой способ.
• Правила формы проверяют каждую строку, поэтому настройте их до импорта, а не после.

После импорта

Импортированные записи отображаются вместе с теми, что были собраны по ссылке или вашей полевой командой. Вы можете фильтровать их, просматривать статистику и сравнивать поля друг с другом в Сравнительном анализе, как и любые другие записи. Вы также можете экспортировать объединенный набор данных, когда он понадобится вам в другом месте.

В Pulseform

См. просмотр и экспорт записей формы в руководстве, чтобы узнать шаги импорта, и создание формы и правил для полей, чтобы узнать о правилах, по которым проверяется каждая строка.