Bir elektronik tablodan forma kayıt aktarma: Adım adım CSV

Çoğu kurum işe sıfırdan başlamaz. Çevrimiçi formdan önce genellikle bir elektronik tablo vardır: bir üye listesi, geçen yılın kayıtları veya bir iş arkadaşınızın tuttuğu bir liste. Bunların hepsini yeniden yazmak günler sürer ve hatalara yol açar. Daha iyi bir yol, listeyi kayıtlar olarak içeri aktarmaktır; böylece bu veriler, sonradan toplanan tüm verilerle aynı yerde, aynı alanlar, aynı kurallar ve aynı analizlerle birleşir.

Bu makale, bir CSV dosyasının Pulseform formuna nasıl aktarılacağını, aktarım sırasında nelerin kontrol edildiğini ve geçersiz olan satırlarla ne yapılması gerektiğini adım adım açıklar.

Neden CSV

CSV (virgülle ayrılmış değerler), bir tablonun düz metin halidir. Her elektronik tablo programı bu formatta kayıt yapabilir: Excel'de Farklı Kaydet'i seçip bir CSV formatı belirlemeniz yeterlidir. Bu format, biçimlendirme, formüller veya birden fazla sayfa içermeden yalnızca veriyi taşır; bu da onu sistemler arasında güvenle paylaşılabilir kılar. Pulseform'un içe aktarma aracı, .csv uzantılı ve 10 MB'a kadar olan dosyaları kabul eder.

Arapça ile çalışıyorsanız bilmeniz gereken bir nokta var. Excel'in "CSV" formatı her zaman aynı metin kodlamasıyla kaydedilmez: Arapça bir Windows makinesinde genellikle Windows-1256 kullanılır, "Unicode metin" ise başka bir formattır. Yanlış okunduğunda, Arapça yanıtlar hiçbir uyarı vermeden okunamaz karakterlere dönüşebilir. Pulseform'un içe aktarma aracı, bu yaygın kodlamaları tanıyıp dönüştürecek şekilde tasarlanmıştır, bu nedenle Arapça bir liste Arapça olarak görünmelidir. Yine de, ilk aktarımınızdan sonra ilk kayıtları açıp Arapça metinlerin doğru göründüğünü kontrol edin.

Adım adım

1. Formun kayıtlar sayfasını açın. Dışa Aktar ve İçe Aktar altında, Gönderimleri İçe Aktar (CSV) seçeneğini belirleyin.
2. Şablonu indirin. Bu şablon, formunuz için doğru sütun adlarını içerir. En çok sorun yaşamanızı engelleyecek adım budur: içe aktarma aracı, verilerinizi bu adlar aracılığıyla formun alanlarıyla eşleştirir.
3. Listenizden doldurun. Verilerinizi şablonun sütunlarına, her satıra bir kayıt gelecek şekilde kopyalayın ve sütun adlarını kesinlikle değiştirmeyin.
4. Dosyayı CSV olarak kaydedin ve yükleyin.

Neler kontrol edilir

Dosyayı yüklediğinizde, iletişim kutusunda varsayılan olarak açık gelen Apply Data Validation (Recommended) onay kutusunu göreceksiniz. Bunu açık bırakın. Bu özellik açıkken, her satır kaydedilmeden önce formunuzun alanlarına göre kontrol edilir ve form kurallarını ihlal eden satırlar atlanır. Bir satır, formun kendisinden bildiğiniz şu nedenlerle başarısız olabilir:

• zorunlu bir alanın boş olması,
• bir sayının belirlediğiniz aralığın dışında olması,
• bir tarihin izin verilen tarihlerin dışında olması,
• bir yanıtın bir pattern ile uyuşmaması (örneğin, eksik haneli bir telefon numarası).

Kutunun işaretini kaldırmak bu kontrolleri atlar. Bu, hızın önemli olduğu çok büyük dosyalar içindir ancak bunun bedeli, hatalı satırların da doğru olanlarla birlikte içeri alınmasıdır. Normal bir liste için kutuyu işaretli bırakın.

İçe aktarma işlemi, eski bir elektronik tabloda gizlenmiş hatalı verileri (dokuz haneli telefon numaraları, 200 yaşındaki insanlar gibi) bulmak için de iyi bir fırsattır.

Rapor ve hatalı satırları düzeltme

İçe aktarma işlemi arka planda çalışır, böylece büyük bir dosya ekranınızı meşgul etmez ve işlem bittiğinde bilgilendirilirsiniz. Sonuç ekranı size kaç kaydın aktarıldığını, kaç satırın atlandığını gösterir ve her bir sorun için nedeni listeler; böylece hataları tek tek aramak zorunda kalmazsınız.

Atlanan her satır için neden, neyi düzeltmeniz gerektiğini söyler: boş zorunlu hücreyi doldurun, sayıyı düzeltin, telefon numarasını düzeltin. Ardından şu noktaya dikkat edin: yalnızca düzeltilmiş satırları yeni bir dosyada içe aktarın. Başarıyla aktarılan satırlar zaten kaydedilmiştir, bu nedenle dosyanın tamamını tekrar yüklerseniz bu kayıtlar ikinci kez eklenmiş olur.

Mantıklı bir alışkanlık olarak, önce birkaç satırla deneme yapın. Sonucu okuyun, gösterilen hataları düzeltin ve ancak o zaman listenin tamamını yükleyin.

İçe aktarmadan önce

• Listeyi önce temizleyin. Yazım tutarlılığı önemlidir: eğer bölgeler sütununda "Kuzey", "kuzey" ve "Kuzey " ifadeleri varsa, bunları sayan herhangi bir araç için bu üç farklı değer demektir. Her biri için tek bir yazım biçimi seçin.
• Tek bir başlık satırı, boş satır olmaması ve dosyada fazladan sayfa veya not bulunmaması gerekir.
• Şablonun sütun adlarını değiştirmeyin. Bir sütunu yeniden adlandırırsanız, içe aktarma aracı onu form alanıyla eşleştiremez.
• Limitlerinizi kontrol edin. İçe aktarılan kayıtlar, ücretsiz deneme sürümündeki 100 yanıtlık hak dahil olmak üzere, diğer tüm kayıtlar gibi limitlerinize dahil edilir.

Bilinmesi gerekenler

• Form, kilitli kayıtlarla doğrulanmış katılım kullanıyorsa, ilk yanıt geldiği andan itibaren içe aktarma devre dışı bırakılır. İlk yanıttan önce içe aktarın veya başka bir yöntem seçin.
• Her satırı kontrol eden şey formun kurallarıdır, bu nedenle kuralları içe aktarmadan önce değil, sonra ayarlayın.

İçe aktarma sonrası

İçe aktarılan kayıtlar, bağlantı yoluyla veya saha ekibiniz tarafından toplanan kayıtların yanında yer alır. Bunları filtreleyebilir, istatistikleri görebilir ve Karşılaştırmalı Analiz içinde, herhangi bir kayıtta yaptığınız gibi bir alanı diğeriyle karşılaştırabilirsiniz. Ayrıca, birleştirilmiş veri setini başka bir yerde kullanmanız gerektiğinde dışa aktarabilirsiniz.

Pulseform'da

İçe aktarma adımları için form kayıtlarını görüntüleme ve dışa aktarma rehberine, her satırın kontrol edildiği kurallar için ise form oluşturma ve alan kuralları bölümüne göz atın.