استيراد سجلات من جدول إلى نموذج: ملف CSV خطوة بخطوة

أغلب المؤسسات لا تبدأ من الصفر. قبل النموذج الإلكتروني كان هناك جدول: قائمة أعضاء، أو تسجيلات العام الماضي، أو سجل يحتفظ به زميل. وإعادة كتابته كله تستغرق أياماً وتُدخل أخطاء. والأفضل أن تُدخله كسجلات، فينضم إلى كل ما يُجمع بعده في مكان واحد، بالحقول نفسها والقواعد نفسها والتحليل نفسه.

يمرّ هذا المقال على استيراد ملف CSV إلى نموذج في Pulseform، وما يُفحص في الطريق، وما تفعله بالصفوف التي لا تنجح.

لماذا CSV

CSV (قيم مفصولة بفواصل) هو الشكل النصي البسيط للجدول. يستطيع كل برنامج جداول أن يحفظه: في Excel اختر حفظ باسم ثم صيغة CSV. وهو يحمل البيانات فقط، دون تنسيق ولا معادلات ولا أوراق متعددة، ولهذا يصلح للتبادل بين الأنظمة. يقبل مستورد Pulseform ملفاً بامتداد .csv حتى 10 ميغابايت.

وإن كنت تعمل بالعربية فهناك أمر يستحق أن تعرفه. ملف «CSV» من Excel لا يُحفظ دائماً بترميز النص نفسه: على ويندوز العربي يكون غالباً Windows-1256، و«نص يونيكود» صيغة أخرى. وإذا قُرئ بالطريقة الخطأ تحولت الإجابات العربية إلى رموز غير مقروءة دون أي تحذير. بُني مستورد Pulseform ليتعرف على هذه الترميزات الشائعة ويحوّلها، فينبغي أن تصل القائمة العربية عربية. ومع ذلك افتح أول سجلات بعد أول استيراد وتأكد أن العربية تُقرأ سليمة.

خطوة بخطوة

1. افتح صفحة سجلات النموذج. تحت تصدير واستيراد اختر استيراد الردود (CSV).
2. نزّل القالب. فيه أسماء الأعمدة الصحيحة لهذا النموذج. وهذه الخطوة أكثر ما يوفّر عليك العناء: فالمستورد يطابق بياناتك بحقول النموذج بهذه الأسماء.
3. املأه من قائمتك. انسخ بياناتك إلى أعمدة القالب، سجلاً في كل صف، وأبقِ أسماء الأعمدة كما هي تماماً.
4. احفظ الملف بصيغة CSV وارفعه.

ما الذي يُفحص

عند رفع الملف تظهر في النافذة خانة تطبيق التحقق من صحة البيانات (موصى به)، وهي مفعّلة افتراضياً. اتركها كذلك. فعند تفعيلها يُفحص كل صف مقابل حقول نموذجك قبل أن يُحفظ، ويُتخطى الصف الذي يخالف قواعد النموذج. وقد يفشل الصف لأسباب تعرفها من النموذج نفسه:

• حقل إلزامي فارغ،
• رقم خارج النطاق الذي ضبطته،
• تاريخ خارج التواريخ المسموحة،
• إجابة لا تطابق نمطاً، مثل رقم هاتف ينقصه رقم.

وإلغاء تفعيل الخانة يتجاوز هذه الفحوص. وهذا مخصص للملفات الكبيرة جداً حيث السرعة مهمة، وثمنه أن تدخل الصفوف الخاطئة مع الصحيحة. لقائمة عادية اتركها مفعّلة.

والاستيراد أيضاً لحظة مناسبة لاكتشاف البيانات الخاطئة المختبئة في جدول قديم: أرقام هاتف من تسعة أرقام، وأعمار 200.

التقرير، وإصلاح الصفوف الفاشلة

يعمل الاستيراد في الخلفية، فلا يعطّل ملف كبير شاشتك، ويصلك إشعار حين ينتهي. وتخبرك النتيجة كم سجلاً استُورد، وكم صفاً تُخطّي، وتسرد أولى المشكلات مع سبب كل منها، فلا تضطر إلى البحث عنها.

لكل صف متخطّى يخبرك السبب بما تصححه: املأ الخلية الإلزامية الفارغة، أو أصلح الرقم، أو صحح رقم الهاتف. ثم انتبه لأمر واحد: استورد الصفوف المصححة وحدها، في ملف جديد. فالصفوف التي نجحت محفوظة بالفعل، ورفع الملف كله من جديد سيضيفها مرة ثانية.

وعادة جيدة أن تجرّب الاستيراد بعدد قليل من الصفوف أولاً. اقرأ النتيجة، وأصلح ما تظهره، ثم ارفع القائمة كاملة.

قبل أن تستورد

• نظّف القائمة أولاً. الإملاء الموحد مهم: إن كان في عمود المناطق «الشمال» و«شمال» و«الشمال » فهي ثلاث قيم لأي شيء يعدّها. اختر إملاءً واحداً لكل قيمة.
• صف عناوين واحد، ولا صفوف فارغة، ولا أوراق إضافية ولا ملاحظات في الملف.
• أبقِ أسماء أعمدة القالب دون تغيير. إن غيّرت اسم عمود تعذّر على المستورد مطابقته بحقل.
• راجع حدودك. تُحتسب السجلات المستوردة ضمن حدودك كغيرها، ومنها حد 100 رد في التجربة المجانية.

أمور يجب أن تعرفها

• إن كان النموذج يستخدم المشاركة المتحقق منها مع السجلات المقفلة، فإن الاستيراد يتعطل بمجرد وصول أول إجابة. استورد قبل أول إجابة، أو اختر طريقة أخرى.
• قواعد النموذج هي ما يفحص كل صف، فضعها قبل أن تستورد لا بعده.

بعد الاستيراد

تجلس السجلات المستوردة بجانب ما جُمع بالرابط أو بالفريق الميداني. تستطيع تصفيتها، ورؤية إحصاءاتها، ومقارنة حقل بحقل في التحليل المقارن، تماماً كأي سجل. وتستطيع تصدير المجموعة المدمجة متى احتجتها في مكان آخر.

في Pulseform

راجع في الدليل عرض سجلات النموذج وتصديرها لخطوات الاستيراد، وإنشاء النموذج وقواعد حقوله للقواعد التي يُفحص كل صف على أساسها.