Veri toplamanın dört yolu: bağlantı, ekranlarınız, saha ekibi ve dosya

Bir form oluşturduğunuzda, ilk soru genellikle alanlarla ilgilidir. Verilerin gerçekten ulaşıp ulaşmayacağını belirleyen ikinci soru ise insanların formu nasıl dolduracağıdır. Sadece dizüstü bilgisayarda çalışan bir kayıt formu, bir köyde görev yapan ekip için işe yaramaz. Genel bir bağlantı ise halihazırda bir elektronik tabloda tuttuğunuz liste için kullanışsızdır.

Tek bir Pulseform formu, aynı anda dört farklı yolla kayıt alabilir; hepsi aynı alanlara ve aynı analiz özelliklerine sahip tek bir kayıt tablosunda toplanır. Bu makale, her bir yöntemi açıklar ve seçim yapmanıza yardımcı olur.

1. Dışarıdakiler için genel bağlantı

Bir bağlantıyı veya bir poster üzerindeki QR kodunu paylaştığınızda, bağlantıyı verdiğiniz herkes formu tarayıcılarında açıp doldurabilir. Herhangi bir hesap veya giriş yapmaları gerekmez.

Bunu etkinleştirmek için formun Seçenekler kısmına, ardından Ayarlar bölümüne gidin ve Erişim İzinleri altında her iki anahtarın da açık olduğundan emin olun: Formun yanıt almasını sağlayan Yanıtları Kabul Et (Aktif) ve insanların hesap olmadan açmasına izin veren Public Link (No Login). Yeni bir form siz bunu yapana kadar herkese açık değildir, bu sayede gizlice oluşturup test edebilirsiniz. Ardından form üzerindeki Paylaş düğmesine tıklayın ve Bağlantıyı Kopyala seçeneğini kullanın ya da insanların telefon kameralarıyla tarayabileceği QR kodunu gösterin.

İnsanlar formu doldurup Submit Form düğmesine tıklar; birden fazla adım varsa bunlar arasında geçiş yaparlar ve sonunda Form Submitted Successfully! mesajını görürler. Tam olarak ne göreceklerini anlamak için önce Open Public Form düğmesine tıklayın.

Şu durumlarda kullanın: Yanıt veren kişiler formu kendi telefon veya bilgisayarlarından, internet bağlantıları varken kendileri dolduruyorsa.

2. Personelin kayıt girmesi için kendi ekranlarınız

Listedeki her formun bir Fill Form düğmesi vardır. Personeliniz bunu, ofise gelen kağıt formlar veya telefon görüşmeleri gibi durumlarda platform içinden kayıt girmek için kullanır.

Şu durumlarda kullanın: Kendi ekibiniz masa başında kayıt giriyorsa. Genel bağlantıdaki kuralların aynısı burada da geçerlidir, bu nedenle hatalı girilen bir telefon numarası burada da reddedilir.

3. Bağlantı olmasa bile saha ekibi

Ağ bağlantısının zayıf veya hiç olmadığı yerlerde çalışan bir ekip için, genel bağlantı yerine her kişiye kendi kodunu verin. Seçenekler kısmından Field Collector Codes bölümüne gidin ve Issue New Code düğmesine tıklayın. Her kod, formu bir toplayıcının cihazındaki Collect uygulamasında açar; hesap oluşturmaya gerek kalmaz.

Toplayıcı, cihazı kodla eşleştirdiğinde form internet üzerinden indirilir. Daha sonra bağlantı olmadan formu doldurabilirler; yanıtlar cihazda saklanır ve bağlantı geldiğinde otomatik olarak gönderilir. Her yanıt toplayıcının adını taşıdığı için kimin neyi topladığını görebilir ve ekibinizi takip edebilirsiniz: her birinin kaç yanıt gönderdiği, cihazlarının en son ne zaman senkronize olduğu ve kimin iki gün veya daha uzun süredir sessiz kaldığı gibi.

Şu durumlarda kullanın: İnsanlar başkaları adına, günlerce veya haftalarca, kapsama alanının zayıf olduğu yerlerde veri topluyorsa ve her kaydı kimin topladığını bilmeniz gerekiyorsa.

Sınırları bilin. Yanıtlar gönderilene kadar sadece o cihazda bulunurlar, bu yüzden toplayıcılardan bağlantı buldukları her an gönderim yapmalarını isteyin. Ayrıca bazı form özellikleri henüz çevrimdışı kullanılamaz: dosya yüklemeleri, bugüne veya başka bir alana bağlı tarih kuralları, kopya kontrolleri ve yalnızca kişisel davet bağlantılarıyla yanıt kabul eden formlar. Kodlar ekranı, hangi alanların formu engellediğini size gösterir. ^[ء-ي ]+$ gibi desenler özel bir durumdur: Collect uygulaması bunları kontrol etmez, ancak desen içeren bir form yine de toplayıcılara verilebilir; uymayan yanıtlar saklanır ve incelemeniz için işaretlenir.

4. Halihazırda sahip olduğunuz kayıtlar için CSV dosyası

Veriler zaten bir elektronik tabloda mevcutsa, bunları CSV dosyası olarak içeri aktarın: Export & Import kısmından Import Submissions (CSV) seçeneğini kullanın. Sütun adlarının eşleşmesi için şablonu indirin, doldurun ve yükleyin (10 MB'a kadar). Her satır kaydedilmeden önce kontrol edilir ve başarısız olan satırlar nedeni ile birlikte raporlanır.

Şu durumlarda kullanın: Eski bir listeyi forma taşıyorsanız veya bir elektronik tablodan büyük bir veri grubunu toplu olarak giriyorsanız.

Seçim yapma

Tek bir yöntemle sınırlı değilsiniz. Yaygın bir düzenleme şöyledir: kendi kendine kayıt olabilenler için genel bağlantı, olamayanlar için saha ekibi ve geçen yılın listesi için CSV içe aktarma.

Bir varyasyon daha

Kimlerin yanıt verebileceği önemliyse ve her kişinin sadece bir kez yanıt vermesi gerekiyorsa, form yanıtları kişi başı bir tane olacak şekilde kişisel bağlantılar üzerinden kabul edebilir. Bu, oylar ve gizli anketler için oluşturulmuş farklı bir araçtır ve confidential responses and verified participation bölümünde ele alınmıştır.

Pulseform içinde

Rehberde sharing a form's public link, what Collect is, issuing collector codes ve importing records konularına göz atın. Kayıtlar hangi yolla gelirse gelsin, formun kayıtlar kısmında birlikte görünürler; burada onları filtreleyebilir, istatistikleri görebilir ve alanları birbiriyle karşılaştırabilirsiniz.