أربع طرق لجمع البيانات في نموذج واحد: رابط، وشاشاتك، وفريق ميداني، وملف

حين تبني نموذجاً فأول سؤال يكون غالباً عن الحقول. والثاني، وهو ما يحسم هل تصل البيانات فعلاً، هو كيف سيملؤه الناس. نموذج تسجيل لا يعمل إلا على حاسوب محمول لا قيمة له لفريق يقف في قرية. ورابط عام لا قيمة له لقائمة تحتفظ بها في جدول.

يستقبل نموذج Pulseform الواحد سجلاته بأربع طرق مختلفة في آن واحد، وكلها تصل إلى جدول السجلات نفسه، بالحقول نفسها والتحليل نفسه. يصف هذا المقال كل طريقة ويساعدك على الاختيار.

1. رابط عام، لمن هم خارج المنصة

تشارك رابطاً، أو رمز QR على ملصق، فيفتح كل من تعطيه إياه النموذج في متصفحه ويملؤه. لا يحتاج إلى حساب ولا تسجيل دخول.

لتفعيله افتح خيارات النموذج، ثم الإعدادات، وتحت صلاحيات الوصول تأكد أن المفتاحين مفعّلان: استقبال الردود (نشط) الذي يسمح للنموذج باستقبال الإجابات، ورابط عام (بدون تسجيل دخول) الذي يسمح بفتحه دون حساب. النموذج الجديد ليس عاماً حتى تفعل ذلك، فتستطيع البناء والتجربة بسرية. ثم اضغط مشاركة على النموذج واستخدم نسخ الرابط، أو اعرض رمز QR الذي يمسحه الناس بكاميرا هواتفهم.

يملأ الناس النموذج ويضغطون إرسال النموذج، وينتقلون بين الخطوات إن كانت عدة، ثم يرون تم إرسال النموذج بنجاح! اضغط فتح النموذج العام أولاً لترى ما سيرونه بالضبط.

استخدمها حين: يملأ المستجيبون النموذج بأنفسهم، على هواتفهم أو حواسيبهم، ولديهم اتصال.

2. شاشاتك أنت، لموظفين يدخلون سجلات

لكل نموذج في القائمة زر تعبئة النموذج. يستخدمه الموظفون لإدخال سجل من داخل المنصة، مثلاً من استمارة ورقية وصلت إلى المكتب، أو من مكالمة هاتفية.

استخدمها حين: يدخل فريقك سجلات على مكتب. وتسري القواعد نفسها كما على الرابط العام، فيُرفض هنا أيضاً رقم الهاتف المكتوب خطأ.

3. فريق ميداني، ولو دون اتصال

لفريق يعمل حيث الشبكة ضعيفة أو غائبة، أعطِ كل شخص كوده الخاص بدل الرابط العام. افتح خيارات، ثم أكواد جامعي البيانات، ثم إصدار كود جديد. يفتح كل كود النموذج في تطبيق Collect على جهاز جامع واحد، دون حساب يُنشأ.

يربط الجامع الجهاز بالكود وهو متصل، فينزل النموذج. وبعدها يملؤه دون اتصال، وتُحفظ الإجابات على الجهاز وتُرسل تلقائياً حين يعود الاتصال. ولأن كل إجابة تحمل اسم جامعها، ترى من جمع ماذا، وتستطيع متابعة فريقك: كم إجابة أرسل كل واحد، ومتى آخر مرة تزامن جهازه، ومن صمت يومين أو أكثر.

استخدمها حين: يجمع أناس نيابة عن غيرهم، على مدى أيام أو أسابيع، في أماكن ضعيفة التغطية، وتحتاج أن تعرف من جمع كل سجل.

اعرف الحدود. إلى أن تُرسل الإجابات فهي موجودة على ذلك الجهاز وحده، فاطلب من الجامعين أن يرسلوا كلما مروا باتصال. وبعض ميزات النماذج لا يمكن استخدامها دون اتصال بعد: رفع الملفات، وقواعد التاريخ المرتبطة باليوم أو بحقل آخر، والتحقق من التكرار، والنماذج التي لا تقبل الإجابات إلا عبر روابط الدعوة الشخصية. وتخبرك شاشة الأكواد بالحقول التي تمنع نموذجاً. والأنماط حالة خاصة: لا يفحصها تطبيق Collect، لكن نموذجاً فيه أنماط يمكن إعطاؤه للجامعين، والإجابات التي لا تطابق تُحفظ وتُعلَّم لتراجعها.

4. ملف CSV، لسجلات عندك أصلاً

إن كانت البيانات موجودة في جدول فأدخلها بملف CSV: تصدير واستيراد، ثم استيراد الردود (CSV). نزّل القالب لتتطابق أسماء الأعمدة، واملأه، وارفعه (حتى 10 ميغابايت). يُفحص كل صف قبل حفظه، وتُبلَّغ الصفوف الفاشلة مع السبب.

استخدمها حين: تنقل قائمة قديمة إلى النموذج، أو تُدخل دفعة كبيرة من جدول.

الاختيار

ولست مقيداً بواحدة. ترتيب شائع: رابط عام لمن يستطيعون التسجيل بأنفسهم، وفريق ميداني لمن لا يستطيعون، واستيراد CSV لقائمة العام الماضي.

تنويع آخر

حين يهم من يحق له الإجابة، وأن يجيب كل شخص مرة واحدة فقط، يستطيع النموذج أن يقبل الردود عبر روابط شخصية فقط، رابط لكل شخص. وهذه أداة مختلفة أخرى، صُممت للتصويت والاستطلاعات السرية، وتجدها في مقال الردود السرية والمشاركة الموثّقة.

في Pulseform

راجع في الدليل مشاركة الرابط العام لنموذج وما هو Collect وإصدار أكواد الجامعين واستيراد السجلات. وأياً كانت طريقة وصول السجلات فهي تظهر معاً في سجلات النموذج، حيث تصفّيها وترى إحصاءاتها وتقارن حقلاً بحقل.