Четыре способа сбора данных в одну форму: ссылка, ваши экраны, полевая команда, файл

Когда вы создаете форму, первый вопрос обычно касается полей. Второй, от которого зависит, поступят ли данные вообще, — как именно люди будут ее заполнять. Форма регистрации, работающая только на ноутбуке, бесполезна для команды, работающей в полевых условиях. Публичная ссылка не поможет, если у вас уже есть список в электронной таблице.

Одна форма Pulseform может принимать записи четырьмя разными способами одновременно, и все они попадают в одну таблицу, с одними и теми же полями и инструментами анализа. В этой статье мы опишем каждый из них, чтобы помочь вам сделать выбор.

1. Публичная ссылка для внешних пользователей

Вы делитесь ссылкой или QR-кодом на плакате, и любой человек открывает форму в браузере и заполняет ее. Им не нужны учетная запись или вход в систему.

Чтобы включить эту функцию, откройте Варианты ответа, затем Настройки, и в разделе Права доступа убедитесь, что оба переключателя активны: Принимать ответы (Активна), что позволяет форме получать ответы, и Публичная ссылка (без входа), что позволяет открывать ее без регистрации. Новая форма не является публичной, пока вы не сделаете это, поэтому вы можете создавать и тестировать ее в закрытом режиме. Затем нажмите Поделиться в форме и используйте Скопировать ссылку или покажите QR-код, который люди могут отсканировать камерой телефона.

Пользователи заполняют форму и нажимают Отправить форму, переходя между шагами, если их несколько, после чего видят сообщение Форма успешно отправлена! Нажмите Открыть публичную форму, чтобы увидеть, как она выглядит для респондентов.

Используйте, когда: респонденты заполняют форму самостоятельно, со своих телефонов или компьютеров, и у них есть доступ к сети.

2. Ваши собственные экраны для сотрудников

У каждой формы в списке есть кнопка Заполнить форму. Сотрудники используют ее для ввода записей прямо из платформы, например, при переносе данных с бумажных бланков или во время телефонного звонка.

Используйте, когда: ваша команда вводит записи, сидя за рабочим столом. Применяются те же правила, что и для публичной ссылки, поэтому ошибочно введенный номер телефона будет отклонен и здесь.

3. Полевая команда, даже без подключения к сети

Для команды, работающей там, где связь слабая или отсутствует, выдайте каждому человеку персональный код вместо публичной ссылки. Откройте Варианты ответа, затем Коды полевых агентов и выберите Выпустить новый код. Каждый код открывает форму в приложении Collect на устройстве агента без необходимости создавать учетную запись.

Агент привязывает устройство с помощью кода, пока есть связь, что загружает форму. После этого он заполняет ее без интернета: ответы сохраняются на устройстве и отправляются автоматически при появлении сети. Поскольку каждый ответ содержит имя агента, вы видите, кто и что собрал, а также можете отслеживать работу команды: сколько ответов отправил каждый, когда устройство синхронизировалось в последний раз и кто не выходил на связь два дня или дольше.

Используйте, когда: люди собирают данные от имени других в течение нескольких дней или недель в местах с плохим покрытием, и вам нужно знать, кто именно собрал каждую запись.

Учитывайте ограничения. Пока ответы не отправлены, они существуют только на устройстве, поэтому просите агентов отправлять данные при первой возможности. Некоторые функции формы пока нельзя использовать офлайн: загрузку файлов, правила даты, привязанные к текущему дню или другому полю, проверку на дубликаты и формы, принимающие ответы только по персональным ссылкам. Экран кодов подскажет, какие поля блокируют работу формы. Регулярные выражения — особый случай: приложение Collect их не проверяет, но форму с ними можно выдать агентам, а ответы, не соответствующие правилам, будут сохранены и помечены для вашей проверки.

4. CSV-файл для имеющихся записей

Если данные уже есть в таблице, загрузите их как CSV-файл: Экспорт и импорт, затем Импорт ответов (CSV). Скачайте шаблон, чтобы названия столбцов совпали, заполните его и загрузите (до 10 МБ). Каждая строка проверяется перед сохранением, а по строкам с ошибками предоставляется отчет с указанием причины.

Используйте, когда: вы переносите старый список в форму или вводите большой объем данных из таблицы.

Выбор метода

Вы не ограничены одним способом. Распространенный вариант: публичная ссылка для тех, кто может зарегистрироваться сам, полевая команда для тех, кто не может, и импорт CSV для прошлогодних списков.

Еще один вариант

Когда важно, кто именно отвечает, и каждый человек должен ответить только один раз, форма может принимать ответы только по персональным ссылкам (одна на человека). Это другой инструмент, созданный для голосований и конфиденциальных опросов, о чем рассказано в статье конфиденциальные ответы и подтвержденное участие.

В Pulseform

Подробнее читайте в руководстве: как поделиться публичной ссылкой, что такое Collect, выпуск кодов агентов и импорт записей. Независимо от способа поступления, все записи появляются вместе в общем списке, где их можно фильтровать, просматривать статистику и сравнивать данные между полями.