Quatre méthodes pour collecter des données dans un formulaire : lien, écrans, équipe de terrain, fichier

Lorsque vous créez un formulaire, la première question concerne généralement les champs. La seconde, qui détermine si les données arriveront effectivement, est la manière dont les utilisateurs vont le remplir. Un formulaire d'inscription qui ne fonctionne que sur ordinateur est inutile pour une équipe travaillant dans un village. Un lien public est inutile pour une liste que vous gérez déjà dans un tableur.

Un seul formulaire Pulseform peut recevoir des enregistrements de quatre manières différentes simultanément. Toutes les données sont centralisées dans le même tableau, avec les mêmes champs et les mêmes outils d'analyse. Cet article décrit chaque méthode pour vous aider à choisir.

1. Un lien public, pour les personnes externes

Vous partagez un lien ou un QR code sur une affiche, et toute personne le recevant ouvre le formulaire dans son navigateur pour le remplir. Aucun compte ni connexion n'est requis.

Pour l'activer, ouvrez les Options du formulaire, puis les Paramètres. Sous Autorisations d'accès, assurez-vous que les deux options sont activées : Accepter les réponses (Actif), qui permet au formulaire de recevoir des réponses, et Public Link (No Login), qui permet aux utilisateurs d'y accéder sans compte. Un nouveau formulaire n'est pas public par défaut, ce qui vous permet de le créer et de le tester en privé. Cliquez ensuite sur Partager sur le formulaire et utilisez Copier le lien, ou affichez le QR code que les utilisateurs pourront scanner avec l'appareil photo de leur téléphone.

Les utilisateurs remplissent le formulaire et cliquent sur Soumettre le formulaire. S'il comporte plusieurs étapes, ils naviguent entre elles, puis voient s'afficher Formulaire soumis avec succès !. Cliquez d'abord sur Ouvrir le formulaire public pour voir exactement ce que les utilisateurs verront.

À utiliser lorsque : les répondants remplissent le formulaire eux-mêmes, sur leur propre téléphone ou ordinateur, et disposent d'une connexion internet.

2. Vos propres écrans, pour le personnel saisissant des enregistrements

Chaque formulaire de la liste dispose d'un bouton Remplir le formulaire. Votre personnel l'utilise pour saisir un enregistrement depuis la plateforme, par exemple à partir d'un formulaire papier reçu au bureau ou d'un appel téléphonique.

À utiliser lorsque : votre équipe saisit des enregistrements depuis un poste de travail. Les mêmes règles que pour le lien public s'appliquent ; une erreur de saisie dans un numéro de téléphone sera donc refusée ici aussi.

3. Une équipe de terrain, même sans connexion

Pour une équipe travaillant dans des zones où le réseau est faible ou inexistant, attribuez à chaque personne son propre code au lieu d'utiliser le lien public. Ouvrez les Options, puis Codes des agents de terrain et cliquez sur Émettre un nouveau code. Chaque code ouvre le formulaire dans l'application Collect sur l'appareil de l'agent, sans création de compte.

L'agent associe l'appareil au code lorsqu'il est connecté, ce qui télécharge le formulaire. Ensuite, il peut le remplir hors ligne ; les réponses sont enregistrées sur l'appareil et envoyées automatiquement dès que la connexion est rétablie. Comme chaque réponse porte le nom de l'agent, vous pouvez voir qui a collecté quoi et suivre votre équipe : combien de réponses chacun a envoyées, quand son appareil a été synchronisé pour la dernière fois, et qui est inactif depuis deux jours ou plus.

À utiliser lorsque : des personnes collectent des données pour le compte d'autrui, sur plusieurs jours ou semaines, dans des zones à faible couverture, et que vous devez savoir qui a collecté chaque enregistrement.

Connaître les limites. Tant que les réponses ne sont pas envoyées, elles n'existent que sur l'appareil. Demandez donc aux agents d'envoyer les données dès qu'ils captent une connexion. Certaines fonctionnalités de formulaire ne sont pas encore utilisables hors ligne : les téléchargements de fichiers, les règles de date liées au jour actuel ou à un autre champ, les vérifications de doublons, et les formulaires n'acceptant que des liens d'invitation personnels. L'écran des codes vous indique quels champs bloquent un formulaire. Les expressions régulières sont un cas particulier : l'application Collect ne les vérifie pas, mais un formulaire avec des expressions régulières peut être utilisé par les agents ; les réponses non conformes sont conservées et marquées pour que vous puissiez les examiner.

4. Un fichier CSV, pour les enregistrements existants

Si les données existent déjà dans un tableur, importez-les sous forme de fichier CSV : Exporter & Importer, puis Importer des soumissions (CSV). Téléchargez le modèle pour que les noms de colonnes correspondent, remplissez-le et importez-le (jusqu'à 10 Mo). Chaque ligne est vérifiée avant d'être enregistrée, et les lignes en échec sont signalées avec la raison du refus.

À utiliser lorsque : vous transférez une ancienne liste dans le formulaire ou saisissez un grand lot de données depuis un tableur.

Choisir sa méthode

Vous n'êtes pas limité à une seule méthode. Une configuration courante : un lien public pour ceux qui peuvent s'inscrire seuls, une équipe de terrain pour ceux qui ne le peuvent pas, et un import CSV pour la liste de l'année précédente.

Une variante supplémentaire

Lorsqu'il est important de savoir qui peut répondre et que chaque personne ne doit répondre qu'une seule fois, un formulaire peut accepter des réponses uniquement via des liens personnels, un par personne. Il s'agit d'un outil différent, conçu pour les votes et les enquêtes confidentielles, abordé dans réponses confidentielles et participation vérifiée.

Dans Pulseform

Consultez partager le lien public d'un formulaire, qu'est-ce que Collect, émettre des codes d'agent et importer des enregistrements dans le guide. Quelle que soit la méthode d'arrivée des enregistrements, ils apparaissent ensemble dans les enregistrements du formulaire, où vous pouvez les filtrer, consulter les statistiques et comparer les champs entre eux.