Suivi et évaluation : la différence, avec un exemple de projet

On utilise souvent le terme « M&E » comme un seul mot, comme si le suivi et l'évaluation étaient une seule et même tâche. Ce n'est pas le cas. Tous deux utilisent des données et aident à améliorer un projet, mais ils posent des questions différentes, à des moments différents, pour des lecteurs différents. Les confondre est l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles un projet collecte beaucoup de données sans pour autant pouvoir dire s'il a fonctionné.

Le suivi en une phrase

Le suivi est le suivi régulier d'un projet pendant son exécution. Vous collectez une petite quantité de données, fréquemment et selon un calendrier, et vous les comparez au plan : les activités ont-elles lieu ? Atteignons-nous les personnes visées ? Dépensons-nous comme prévu ? Y a-t-il un problème que nous pouvons encore corriger ce mois-ci ?

Le suivi est principalement destiné à l'équipe qui gère le projet. Sa valeur réside dans la rapidité : un problème remarqué en semaine trois peut être corrigé en semaine quatre.

L'évaluation en une phrase

L'évaluation est un jugement plus approfondi et moins fréquent sur ce que le projet a accompli et pourquoi. Elle prend du recul par rapport aux chiffres hebdomadaires et pose des questions plus larges : était-ce la bonne chose à faire ? Cela a-t-il fonctionné ? Pour qui ? Que changerions-nous ? Le changement a-t-il duré ?

De nombreuses évaluations utilisent les critères couramment associés aux directives d'évaluation de l'OCDE : pertinence, cohérence, efficacité, efficience, impact et viabilité. Vous n'avez pas besoin de tous les utiliser à chaque fois, mais ils constituent une liste de contrôle utile pour savoir ce qu'une évaluation sérieuse examine.

L'évaluation est généralement effectuée à mi-parcours, à la fin ou quelque temps après, et elle est souvent réalisée ou vérifiée par une personne extérieure à l'équipe du projet afin que le jugement soit indépendant. Ses lecteurs sont plus nombreux : gestionnaires, partenaires, donateurs et communautés concernées.

Comparaison côte à côte

Les deux se nourrissent mutuellement. De bonnes données de suivi sont la matière première d'une bonne évaluation. Une bonne évaluation vous indique quels indicateurs valait la peine de suivre en premier lieu.

Un petit exemple

Imaginez un programme d'alphabétisation pour les femmes dans un district. Le plan comporte trois volets : recruter des apprenantes, organiser des cours et mesurer les capacités de lecture.

Le Suivi ressemble à ceci : chaque mois, l'équipe enregistre combien de femmes se sont inscrites, combien ont assisté à chaque cours, quels cours ont été annulés et pourquoi. Les chiffres montrent que la fréquentation chute brutalement dans deux villages. L'équipe se rend sur place, apprend que l'horaire des cours coïncide avec la corvée d'eau et déplace les séances à l'après-midi. La fréquentation remonte. C'est le suivi qui fait son travail : un problème repéré tôt et corrigé pendant le projet.

L'Évaluation ressemble à ceci : à la fin du programme, une personne non impliquée dans sa gestion compare les capacités de lecture au début et à la fin, s'entretient avec les apprenantes et leurs familles, et demande si le programme était bien conçu dès le départ. Les conclusions pourraient indiquer que la lecture s'est améliorée, que l'horaire de l'après-midi a aidé, que les femmes ne pouvant pas quitter leur domicile ont été oubliées, et que le prochain programme devrait inclure des visites à domicile. C'est cela l'évaluation : un jugement sur les résultats et une vision de ce qu'il faut faire ensuite.

Les chiffres de cet exemple sont illustratifs, ce ne sont pas des données réelles.

Où interviennent la redevabilité et l'apprentissage

Le MEAL ajoute deux mots au M&E : Redevabilité et Apprentissage.

• La Redevabilité signifie rendre des comptes aux personnes que vous servez et à ceux qui vous financent. Les données de suivi et les registres de plaintes ou de retours sont ce que vous montrez ; une évaluation est la manière dont vous expliquez les résultats.
• L'Apprentissage signifie que les conclusions modifient vos actions. Un rapport écrit et classé n'est pas de l'apprentissage. Un changement apporté au plan suivant en fonction de ce que les données ont montré, en revanche, l'est.

Vu sous cet angle, le suivi, l'évaluation, la redevabilité et l'apprentissage forment un cycle : collecter, vérifier, expliquer, adapter. Vous pouvez en lire plus dans notre guide sur ce qu'est le MEAL.

Erreurs courantes

• Traiter le suivi comme une évaluation. Compter les activités et les participants vous dit ce qui a été fait, pas si cela a fait une différence.
• Attendre l'évaluation pour trouver des problèmes. Si un village a cessé de participer au deuxième mois, vous voulez le savoir au deuxième mois.
• Trop d'indicateurs. Une longue liste que personne ne lit est pire que cinq indicateurs que l'équipe consulte chaque mois.
• Pas de valeur de référence. Sans valeur de départ, vous ne pouvez pas montrer de changement plus tard.
• Des données qui ne mènent jamais à une décision. Posez-vous la question pour chaque chiffre : qui va regarder cela, et que feront-ils différemment ?

Faire les deux au même endroit

Dans Pulseform, chaque indicateur possède une valeur de référence, une cible et une direction, et son statut compare votre dernière valeur à la cible, ce qui constitue la partie Suivi. Les mêmes enregistrements, ainsi que les activités, les risques et les plaintes, peuvent être capturés à tout moment dans un rapport pour un donateur, ce qui donne à un évaluateur un point de départ clair. Consultez les indicateurs et plans de suivi et le tableau de bord de suivi dans le guide.