Kağıt anketleri elle yazmadan dijitalleştirin

Kağıt kullanımı hayatımızdan çıkmadı. Okullarda, kamplarda, topluluk toplantılarında ve yaşlı katılımcılarla yapılan çalışmalarda, basılı bir anket ve kalem, birçok kişiden aynı anda dürüst cevaplar almanın hala en kolay yoludur. Ancak bunun bir maliyeti vardır: Birinin masaya oturup her kağıttaki her cevabı bir elektronik tabloya tek tek yazması gerekir. Birkaç yüz kağıt günler sürer ve yazılan her cevap bir hata payı taşır.

Bu makale, kağıt kullanmaya devam ederken veri girişini nasıl ortadan kaldıracağınızı açıklar.

Kağıt verilerini elle yazmak verilerinize neden zarar verir?

Manuel veri girişi yavaştır, ancak hız daha küçük bir sorundur. Asıl sorun kalitedir:

• Yazım hataları sessizce araya sızar: 4 rakamı 5 olur, bir satır kayar.
• Belirsiz işaretler veri girişini yapan kişi tarafından tahmin edilir ve bu tahminler kişiden kişiye değişir.
• Mükerrer kayıtlar, aynı kağıt iki kez girildiğinde fark edilmez.
• Sonuçlar bekler. Kararlar, haftalar sonra ulaşan verilerle alınır.

Çift giriş yöntemi (her kağıdı iki kişinin yazıp karşılaştırması) bu sorunların bazılarını çözer ancak maliyeti ikiye katlar.

Fikir: Sistemi, okuyacağı kağıdı kendisi yazdırsın

Rastgele bir kağıt anketi okumak zordur çünkü bilgisayar sayfadaki hiçbir şeyin nerede olduğunu bilmez. Buradaki püf noktası, anketi, onu okuyacak olan sistemden yazdırmaktır. Böylece sistem, her sorunun ve her dairenin tam olarak nerede olduğunu bilir.

Pulseform'un kağıt cevap kağıtları (Akıllı Veri Yakalama) tam olarak bunu yapar. Teknik olarak iki iyi bilinen yöntemi birleştirir:

• OMR (optik işaret tanıma), karalanmış daireleri okur: seçenekler, evet/hayır, derecelendirmeler ve karalanmış rakamlar olarak yazılan sayılar veya tarihler.
• ICR/HTR (el yazısı tanıma), kısa el yazısı cevaplarını yapay zeka ile okur ve her okuma, kaydedilmeden önce bir kişi tarafından kontrol edilir.

Adım adım iş akışı

1. Yazdırın. Anket üzerinden numaralandırılmış cevap kağıtlarını yazdırın: Her katılımcı için bir tane; her biri kendi sayfa numarasına, köşe karelerine ve bir koda sahiptir. Yazdırma ücretsizdir. Bkz. Cevap kağıtlarını yazdırın.

2. Dağıtın ve toplayın. Katılımcılar, cevaplarının yanındaki daireyi mavi veya siyah bir kalemle karalarlar. Kağıt, kendi dillerinde onlara bunu söyler.

3. Taratın. Kağıt yığınını bir tarayıcıdan geçirerek tek bir PDF haline getirin veya kağıtların fotoğrafını çekin. Sıralama ve yön önemli değildir: ters duran bir sayfa bile okunur.

4. Sadece incelenmesi gerekenleri kontrol edin. Sistem her sayfayı okur ve size sadece belirsiz öğeleri, her birinin görseliyle birlikte gösterir: tek bir seçim hakkı varken iki seçeneğin karalanması, silik bir işaret, dairenin yanına atılan bir tik veya boş bırakılmış zorunlu bir soru. Sorunsuz okunan her şey kaydedilmeye hazırdır.

5. Onaylayın. Tek bir tıklama ile kağıtlar anket yanıtlarına dönüşür. Çevrimiçi veya saha uygulamasıyla toplanan yanıtların yanında, tüm grafikler, filtreler ve dışa aktarma seçenekleriyle sonuçlarda görünürler. Bkz. Kağıtları tarayın ve içe aktarın.

Okumayı güvenilir kılan nedir?

Belirsiz hiçbir şey tahmin edilmez. Ne tam olarak karalanmış ne de tam olarak boş olan bir işaret, bir kişiye incelemeye gönderilir. Bu, en önemli kuraldır: sessizce tahmin yürüten bir sisteme güvenemezsiniz.

Bir kağıt sadece bir kez içe aktarılır. Her numaralandırılmış kağıt kendi numarasını taşır, bu nedenle aynı kağıt iki kez tarandığında sistem bunu yakalar; fotokopi çekilmiş numaralı bir kağıt ise iki kez sayılmak yerine işaretlenir.

Anketteki değişiklikler yakalanır. Eğer bir sorunun seçenekleri kağıtlar yazdırıldıktan sonra değiştirilmişse, eski kağıtlar yanlış seçeneklere göre okunmak yerine reddedilir. Sadece ifade değişikliği yapılmışsa, kağıtlar inceleme için bekletilir.

Kağıtlar erişilebilir kalır. Sayfa görselleri onaylandıktan sonra 30 gün boyunca saklanır, böylece herhangi bir cevap kendi kağıdı üzerinden doğrulanabilir.

İyi okunan bir kağıt tasarlamak

Yazdırma aşamasındaki birkaç tercih, kendi kendini okuyan bir kağıt ile inceleme ekranını dolduran bir kağıt arasındaki farkı yaratır:

• Kapalı uçlu soruları tercih edin. Seçenekler, evet/hayır ve derecelendirmeler otomatik olarak okunur.
• Tam doğum tarihi yerine yaş grubu veya doğum yılı sorun.
• Açık uçlu metin sorularını az ve kısa tutun.
• Katılımcılara daireyi tik atmalarını değil, karalamalarını söyleyin.

Bu konuları kolay cevaplanan ve okunan bir kağıt anket nasıl tasarlanır rehberimizde daha derinlemesine inceliyoruz.

Kağıt ne zaman doğru seçimdir, ne zaman değildir?

Katılımcıların telefon kullanamadığı veya kullanmak istemediği durumlarda, birçok kişinin aynı anda cevap verdiği anketlerde veya cihaz kullanımının yasak olduğu yerlerde kağıt kullanın. Kendi ekibiniz sahada cevapları topluyorsa Collect uygulaması kullanın; katılımcılar kendi telefonlarından cevap verebiliyorsa herkese açık bir bağlantı paylaşın. En iyi projeler bunları birleştirir: üçü de aynı anketi ve aynı sonuçları besler.

Özet

Kağıt anketler hala kullanışlıdır, ancak bunları elle yazmak işinizin bir parçası olmamalıdır. Kağıtları sistemden yazdırın, taratın, birkaç belirsiz işareti kontrol edin ve onaylayın. Kazandığınız zamanı, önemli olan şeye, yani sonuçları okumaya ve bunlara göre harekete geçmeye ayırın.