Бумажные анкеты без ввода вручную: сканируйте бланки, получайте данные

Бумага никуда не исчезла. В школах, лагерях, на общественных встречах и при опросе пожилых респондентов распечатанная анкета и ручка по-прежнему остаются самым простым способом получить честные ответы от множества людей одновременно. Цена за это приходит позже: кому-то приходится сидеть за столом и вбивать каждый ответ с каждого бланка в электронную таблицу. Несколько сотен бланков занимают дни, и каждый введенный вручную ответ — это шанс сделать ошибку.

В этой статье рассказывается, как сохранить бумагу и избавиться от ручного ввода.

Почему ручной ввод бумажных анкет вредит вашим данным

Ручной ввод данных работает медленно, но скорость — меньшая из проблем. Главная проблема — это качество:

• Ошибки при вводе прокрадываются незаметно: 4 превращается в 5, строка сдвигается на единицу.
• Неясные отметки угадываются тем, кто выполняет ввод, причем каждый раз по-разному.
• Дубликаты остаются незамеченными, если один и тот же бланк ввели дважды.
• Результаты ждут. Решения принимаются на основе данных, которые приходят на недели позже.

Двойной ввод (когда два человека вводят каждый бланк, а затем сверяют результаты) решает часть этих проблем, но обходится вдвое дороже.

Идея: пусть система печатает бланк, который сама же и прочитает

Читать произвольную бумажную анкету сложно, потому что компьютер не знает, где именно на странице что находится. Хитрость заключается в том, чтобы распечатать анкету из той же системы, которая будет ее читать. Тогда система точно знает, где расположен каждый вопрос и каждый кружок.

Именно так работают бланки ответов (интеллектуальный сбор данных) в Pulseform. Технически это сочетание двух известных методов:

• OMR (оптическое распознавание меток) считывает закрашенные кружки: варианты выбора, да/нет, оценки, а также цифры или даты, записанные в виде закрашенных цифр.
• ICR/HTR (распознавание рукописного текста) с помощью ИИ считывает короткие рукописные ответы, причем каждое такое считывание проверяется человеком перед сохранением.

Пошаговый рабочий процесс

1. Печать. Из опроса распечатайте пронумерованные бланки ответов: по одному на респондента, каждый со своим номером бланка, угловыми квадратами и кодом. Печать бесплатна. См. Печать бланков ответов.

2. Раздача и сбор. Респонденты закрашивают кружок рядом со своим ответом синей или черной ручкой. Бланк подсказывает им это на их языке.

3. Сканирование. Пропустите пачку через сканер в один PDF-файл или сфотографируйте бланки. Порядок и ориентация не имеют значения: перевернутая страница все равно будет прочитана.

4. Проверка только того, что требует внимания. Система считывает каждую страницу и показывает вам только сомнительные элементы вместе с их изображением: два закрашенных варианта там, где разрешен один, бледная отметка, галочка рядом с кружком, незаполненный обязательный вопрос. Все, что было прочитано без проблем, готово к сохранению.

5. Подтверждение. Один клик превращает бланки в ответы на опрос. Они появляются в результатах со всеми диаграммами, фильтрами и экспортом рядом с ответами, собранными онлайн или через полевое приложение. См. Сканирование и импорт бланков.

Что делает считывание надежным

Ничто сомнительное не угадывается. Отметка, которая не является ни четко закрашенной, ни четко пустой, передается человеку. Это самое главное правило: система, которая угадывает молча, выдает данные, которым нельзя доверять.

Бланк импортируется один раз. Каждый пронумерованный бланк имеет собственный номер, поэтому повторное сканирование того же бланка будет обнаружено, а отксерокопированный пронумерованный бланк получит метку вместо того, чтобы быть учтенным дважды.

Изменения в опросе отслеживаются. Если варианты вопроса были изменены после печати бланков, старые бланки будут отклонены, а не прочитаны по неверным вариантам. Изменение формулировки лишь задерживает их для проверки.

Бумага остается доступной. Изображения страниц хранятся в течение 30 дней после подтверждения, поэтому любой ответ можно проверить по его бланку.

Разработка бланка, который хорошо читается

Несколько решений на этапе печати определяют разницу между бланком, который читает себя сам, и бланком, который забивает экран проверки:

• Отдавайте предпочтение закрытым вопросам. Варианты выбора, да/нет и оценки
• читаются автоматически.
• Запрашивайте возрастную группу или год рождения вместо полной даты
• рождения.
• Сделайте вопросы со свободным текстом немногочисленными и короткими.
• Попросите респондентов закрашивать кружок, а не ставить галочку.

Мы подробно разбираем это в статье как составить бумажную анкету, на которую легко отвечать и которую легко читать.

Когда бумага — правильный выбор, а когда нет

Используйте бумагу, когда респонденты не могут или не хотят пользоваться телефоном, когда много людей отвечают одновременно или когда устройства запрещены. Используйте приложение Collect, когда ваша собственная команда собирает ответы на выезде, и публичную ссылку, когда респонденты могут ответить со своих телефонов. Лучшие проекты комбинируют их: все три источника наполняют один и тот же опрос и те же результаты.

Резюме

Бумажные анкеты остаются полезными, но их ввод не должен быть частью вашей работы. Распечатайте бланки из системы, отсканируйте их, проверьте горстку сомнительных отметок и подтвердите результат. Сэкономленное время уйдет на то, что действительно важно: чтение результатов и принятие мер на их основе.